نرم افزار CRM

SharePoint يكي از محصولات قدرتمند شركت مايكروسافت است كه به كسب‌وكارها كمك مي‌كند تا اطلاعات خود را به صورت كارآمد مديريت كنند. در اين مقاله قصد داريم بررسي كنيم كه SharePoint چيست، چه كاربردهايي دارد و چگونه مي‌تواند با نرم‌افزار CRM يكپارچه شود.

SharePoint چيست؟

SharePoint پلتفرمي است كه براي مديريت اسناد، همكاري تيمي و ايجاد محيط‌هاي كاري سازماني طراحي شده است. اين ابزار به كاربران اجازه مي‌دهد اسناد خود را به اشتراك بگذارند، آنها را مديريت كنند و به راحتي به اطلاعات مورد نياز دسترسي پيدا كنند.

ويژگي‌هاي كليدي SharePoint

• مديريت اسناد: SharePoint امكان ذخيره‌سازي، دسته‌بندي و جستجوي اسناد را فراهم مي‌كند.
• همكاري تيمي: با استفاده از SharePoint، تيم‌ها مي‌توانند به صورت همزمان روي پروژه‌ها كار كنند.
• پيكربندي سفارشي: اين پلتفرم به مديران اجازه مي‌دهد محيط كاري را بر اساس نيازهاي سازمان تنظيم كنند.

CRM چيست؟

CRM (مديريت ارتباط با مشتري) سيستمي است كه براي مديريت اطلاعات مشتريان و تعاملات آنها با كسب‌وكار استفاده مي‌شود. نرم‌افزار CRM به شركت‌ها كمك مي‌كند فروش، بازاريابي و خدمات مشتريان را بهينه كنند.

ارتباط SharePoint و CRM

حال كه با SharePoint و CRM آشنا شديم، بايد بدانيم كه اين دو ابزار چگونه مي‌توانند به صورت يكپارچه عمل كنند.

1. ذخيره و مديريت اسناد در SharePoint

نرم‌افزار CRM معمولا حجم زيادي از داده‌ها و اسناد مشتريان را ذخيره مي‌كند. يكپارچه‌سازي CRM با SharePoint امكان مديريت موثر اين اسناد را فراهم مي‌كند. به عنوان مثال:

• اسناد قراردادها و پيشنهادها مي‌توانند در SharePoint ذخيره و سازماندهي شوند.
• كاربران CRM مي‌توانند بدون ترك محيط CRM به اسناد SharePoint دسترسي داشته باشند.

2. همكاري در تيم‌هاي فروش و بازاريابي

با استفاده از SharePoint، تيم‌هاي فروش و بازاريابي مي‌توانند روي اسناد مرتبط با مشتريان همكاري كنند. اين همكاري مي‌تواند شامل ايجاد و ويرايش اسناد يا به اشتراك‌گذاري فايل‌ها باشد.

3. بهبود فرآيندها با جريان‌هاي كاري (Workflows)

SharePoint به كاربران اجازه مي‌دهد جريان‌هاي كاري خودكار براي فرآيندهاي سازماني ايجاد كنند. اين قابليت به تيم‌هاي CRM كمك مي‌كند تا فرآيندهاي كاري خود را بهبود بخشند. به عنوان مثال:

• ارسال خودكار اسناد به تاييدكنندگان.
• پيگيري وضعيت درخواست‌هاي مشتريان.

مزاياي يكپارچه‌سازي SharePoint و CRM

1. افزايش بهره‌وري

يكپارچه‌سازي اين دو سيستم باعث كاهش زمان مورد نياز براي جستجو و مديريت اسناد مي‌شود و بهره‌وري تيم‌ها را افزايش مي‌دهد.

2. دسترسي بهتر به اطلاعات

با اين يكپارچگي، كاربران CRM مي‌توانند به سرعت به تمامي اسناد مرتبط با مشتريان دسترسي پيدا كنند.

3. امنيت بالاتر

SharePoint ابزارهاي پيشرفته‌اي براي مديريت امنيت اسناد ارائه مي‌دهد، بنابراين مي‌توانيد اطلاعات مشتريان را با اطمينان بيشتري مديريت كنيد.

هم چنين در بلاگ سايا مي توانيد مقاله مزاياي اتصال سي‌آر‌ام به سيستم‌هاي حسابداري و مالياتي را مشاهده و مطالعه بفرماييد.

چگونه SharePoint و CRM را يكپارچه كنيم؟

براي يكپارچه‌سازي SharePoint و CRM، مي‌توانيد از ابزارهاي داخلي مايكروسافت يا افزونه‌هاي ثالث استفاده كنيد. مراحل معمول شامل موارد زير است:

• نصب و تنظيمات افزونه SharePoint در Dynamics 365.
• پيكربندي دسترسي‌ها و مجوزها.
• ايجاد جريان‌هاي كاري براي هماهنگي فرآيندها.

نقش SharePoint در مديريت دانش سازماني

در سازمان‌هاي امروزي، مديريت دانش از اهميت ويژه‌اي برخوردار است. SharePoint با ابزارها و ويژگي‌هاي پيشرفته خود، به شركت‌ها كمك مي‌كند تا دانش سازماني را به بهترين شكل ممكن مديريت كنند.

1. ذخيره‌سازي اطلاعات به صورت ساختاريافته

يكي از قابليت‌هاي اصلي SharePoint، ذخيره و دسته‌بندي اطلاعات به صورت ساختاريافته است. اين ويژگي به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا داده‌هاي مربوط به مشتريان، پروژه‌ها و فرآيندهاي سازماني را به راحتي پيدا كنند.

2. قابليت جستجوي پيشرفته

SharePoint داراي يك موتور جستجوي قدرتمند است كه مي‌تواند اطلاعات مورد نظر را از بين انبوهي از اسناد پيدا كند. اين قابليت به كاربران CRM كمك مي‌كند تا اطلاعات مشتريان را سريع‌تر جستجو كنند و در زمان صرفه‌جويي نمايند.

نقش يكپارچه‌سازي در كاهش هزينه‌ها

يكپارچه‌سازي SharePoint و CRM نه تنها بهره‌وري سازمان را افزايش مي‌دهد بلكه به كاهش هزينه‌ها نيز كمك مي‌كند.

1. كاهش نياز به ابزارهاي متعدد

با تركيب اين دو سيستم، شركت‌ها نيازي به استفاده از نرم‌افزارهاي مختلف براي مديريت اسناد و اطلاعات ندارند.

2. كاهش زمان انجام فرآيندها

يكپارچگي اين دو سيستم باعث كاهش زمان پردازش اطلاعات و انجام فعاليت‌هاي مرتبط با مشتري مي‌شود.

SharePoint و افزايش همكاري بين تيم‌ها

يكي از چالش‌هاي اصلي در سازمان‌ها، عدم هماهنگي بين تيم‌هاي مختلف است. SharePoint با ويژگي‌هاي همكاري تيمي خود مي‌تواند اين چالش را برطرف كند.

1. تقويم‌ها و وظايف مشترك

SharePoint به تيم‌ها اجازه مي‌دهد تقويم‌هاي مشترك ايجاد كنند و وظايف خود را به صورت گروهي مديريت نمايند. اين ويژگي در پروژه‌هايي كه نياز به همكاري نزديك تيم فروش و بازاريابي دارند، بسيار مفيد است.

2. ويرايش همزمان اسناد

با استفاده از SharePoint، اعضاي تيم مي‌توانند به صورت همزمان روي يك سند كار كنند. اين قابليت باعث صرفه‌جويي در زمان و كاهش خطاهاي احتمالي مي‌شود.

چالش‌هاي يكپارچه‌سازي SharePoint و CRM

هرچند يكپارچه‌سازي SharePoint و CRM مزاياي زيادي دارد، اما اين فرآيند ممكن است با چالش‌هايي نيز همراه باشد.

1. نياز به آموزش كاركنان

براي بهره‌برداري كامل از اين دو سيستم، كاركنان بايد آموزش‌هاي لازم را دريافت كنند.

2. هزينه‌هاي اوليه

يكپارچه‌سازي ممكن است در ابتدا هزينه‌بر باشد، اما با افزايش بهره‌وري و كاهش هزينه‌هاي عملياتي، اين هزينه‌ها در بلندمدت جبران خواهد شد.

استفاده از Power Automate براي يكپارچه‌سازي بهتر

Power Automate يكي ديگر از ابزارهاي مايكروسافت است كه مي‌تواند فرآيندهاي كاري بين SharePoint و CRM را خودكار كند.

1. ايجاد جريان‌هاي كاري خودكار

با استفاده از Power Automate مي‌توانيد فرآيندهاي پيچيده‌اي مانند تاييد اسناد يا ارسال اعلان‌ها را خودكار كنيد.

2. كاهش خطاهاي انساني

با خودكارسازي فرآيندها، خطاهاي انساني به ميزان قابل توجهي كاهش مي‌يابد.

همانطور كه ديديم، SharePoint و CRM دو ابزار قدرتمند و مكمل يكديگر هستند. با يكپارچه‌سازي اين دو سيستم، شركت‌ها مي‌توانند بهره‌وري خود را افزايش دهند، هزينه‌ها را كاهش دهند و تجربه بهتري براي مشتريان خود فراهم كنند. اگر به دنبال ارتقاي فرآيندهاي سازماني خود هستيد، پيشنهاد مي‌كنيم به استفاده از اين دو ابزار فكر كنيد.

جمع‌بندي

SharePoint و CRM دو ابزار قدرتمند هستند كه با يكپارچه شدن مي‌توانند به سازمان‌ها كمك كنند اطلاعات خود را بهتر مديريت كنند، بهره‌وري را افزايش دهند و خدمات بهتري به مشتريان ارائه دهند. با سرمايه‌گذاري در اين يكپارچگي، كسب‌وكار شما مي‌تواند به سطوح جديدي از كارايي و موفقيت دست يابد.
همانطور كه ديديم، SharePoint و CRM دو ابزار قدرتمند و مكمل يكديگر هستند. با يكپارچه‌سازي اين دو سيستم، شركت‌ها مي‌توانند بهره‌وري خود را افزايش دهند، هزينه‌ها را كاهش دهند و تجربه بهتري براي مشتريان خود فراهم كنند. اگر به دنبال ارتقاي فرآيندهاي سازماني خود هستيد، پيشنهاد مي‌كنيم به استفاده از اين دو ابزار فكر كنيد.